Gestión del tiempo

¡Quiero días más largos!

Este año he pedido a los Reyes días más largos. Lamentablemente solamente se fabrican días de 24 horas. Por eso me han traído otro interesante libro de gestión del tiempo: Organízate con eficacia de David Allen.

El tiempo se nos escapa de las manos, y a todos nos suele faltar tiempo para hacer todo lo que nos gustaría hacer. Actualmente, vivimos estresados, pendientes del reloj, sobrecargados de trabajo, de compromisos y de tareas pendientes de hacer.

Debemos tener presente que la semana tiene 7 días y el día 24 horas, y que por más que pidamos días más largos, todos tenemos el mismo tiempo para llevar a cabo nuestras tareas: 168 horas semanales.

Lo único que podemos hacer es administrar correctamente el tiempo que tenemos. 

Tempus fugit. Reloj de arena.

¿Cómo “estirar” el tiempo?

Hoy, quiero compartir contigo algunos trucos para estirar al máximo tu tiempo:

Apuntarlo todo: agenda y listas

Una agenda nos permite organizar nuestro tiempo anotando las tareas que hay que hacer en un día determinado. Como dice David Allen “la agenda tendría que ser territorio sagrado. Si se escribe algo en ella, debe hacerse ese día o no hacerse”.

Paralelamente las listas nos sirven para recordar las cosas relacionadas con un ámbito determinado. A menudo las ideas nos vienen a la cabeza en el momento más inoportuno. El momento para acordarte de comprar leche es cuando te encuentras en el supermercado, no mientras estás trabajando. La mejor manera de acordarte en el momento apropiado es apuntándolo todo en lugar de almacenarlo en nuestra cabeza.

Ten en cuenta que nuestro cerebro puede almacenar en su memoria RAM 3 o 4 tareas simultáneas. Ello implica que al poco rato se nos habrá olvidado lo de comprar leche. ¿Qué debemos hacer? Apuntarlo todo en listas adecuadas cuando nos venga la idea o pensamiento a la cabeza para poder rescatarlo conscientemente en el momento en que nos sea útil.

Establecer prioridades

Es importante revisar lo que apuntamos en esas listas de forma regular, priorizarlo y ordenarlo por importancia. No es lo mismo apuntar “aprender Photoshop” algún día, que “pedir presupuesto urgente para reparar la impresora”.

Una correcta planificación (de la semana, mensual, trimestral) y priorización de tareas nos permite tener tiempo para hacer más cosas. Hay que tener en cuenta que dedicar tiempo a la familia, a los hobbies, a los amigos o a nosotros mismos también es importante.

Para planificar correctamente es importante establecer nuestros objetivos de forma clara para no perder el foco y el rumbo de dónde queremos llegar. En próximos post trataremos del establecimiento de objetivos.

Externalizar o delegar

Como dice el refranero, el tiempo es oro. Todo aquello que te implique tiempo y no te aporte un gran valor o no esté relacionado con tu objetivo, piensa en delegarlo o externalizarlo. Valora si tú eres la persona más adecuada para realizar esa tarea. Así dispondrás de ese tiempo para dedicarlo a tareas relacionadas con tu objetivo.

El tiempo y la comunicación

En la comunicación también es importante una correcta gestión del tiempo. Si cuentas con 10 minutos para exponer un tema a tu jefe, debes elegir bien lo que vas a decir para no desperdiciar el poco tiempo que tienes.

Por otro lado, si tienes prevista una exposición de 1 hora y te extiendes más de la cuenta, probablemente tu audiencia pierda interés y piense que no lo tenías lo suficientemente preparado.

Lo que no suma resta. Es por ello que teniendo en cuenta el objetivo marcado y el tiempo disponible puedes preparar tu exposición de forma correcta y bien estructurada.

Por ello, recomendamos que sigas los pasos que avanzamos en el post “Tu discurso en 3 pasos” teniendo en cuenta el tiempo que debe durar tu discurso.

Tiempo malgastado, nunca será recobrado.

y tú… ¿Hablas o Comunicas?

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2018-01-12T21:30:21+00:00 enero 13th, 2018|

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